Políticas

POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE DONANTES

En vigencia a partir del 14 de agosto de 2017

HELPS International cree en la protección de la privacidad de la información personal recopilada de nuestros seguidores a través de todos nuestros canales de comunicación, así como de los visitantes de nuestro sitio web.

Información personal

La «información personal» es información que lo identifica personalmente, como su nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Recopilamos y almacenamos la información de identificación personal que nos ha proporcionado a través de una de las direcciones de correo electrónico identificadas en nuestro sitio web o cuando nos contacta en persona, por teléfono o correo electrónico. Recopilamos su nombre, dirección de correo electrónico y otra información de contacto si se registra para un evento o un viaje de servicio. También podemos recopilar su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono e información de pago cuando realiza una contribución, ya sea en nuestro sitio web, en un evento especial, por teléfono o enviando un cheque por correo. De vez en cuando, podemos recopilar información personal de formas no descritas anteriormente.

Uso y divulgación de información personal

No intercambiamos, compartimos ni vendemos listas que incluyen su información personal a terceros.

No le enviamos correos en nombre de otras organizaciones.

Usamos su información para procesar una donación o registro de evento; para proporcionar los servicios que solicita y para comunicarnos con usted respecto a dichos servicios; para responder a sus consultas y contactarlo acerca de su donación; para enviarle avisos o nuestro boletín electrónico; para proporcionar y mantener nuestro sitio web; para fines comerciales internos, como la identificación de tendencias de recaudación de fondos; y para otros fines a los que usted da su consentimiento.

Utilizaremos su información para cumplir con la ley o de buena fe, creyendo que dicha acción es necesaria para cumplir con los requisitos de la ley.

Utilizaremos la información personal para protegernos contra posibles fraudes. Podemos verificar con terceros la información recopilada durante el procesamiento de un regalo, registro de evento u otra donación. Si usa una tarjeta de crédito o débito en el sitio web, podemos usar la autorización de la tarjeta y los servicios de detección de fraude para verificar la información y la dirección de su tarjeta coincidan con la información que nos proporcionó y la tarjeta que se está utilizando no se haya reportado como perdida o robada.

Tiene derecho a revisar la información que hemos recopilado sobre usted. Para revisar esa información, comuníquese por escrito con la oficina de HELPS, por correo electrónico a info@helpsintl.org o por correo a HELPS International, 15301 Dallas Parkway, Suite 200, Addison, TX 75001-4668.

Para ser eliminado de las listas de correo o listas de boletines electrónicos, en cualquier momento puede comunicarse con nosotros en info@helpsintl.org.

Excepto como se describe en esta Política de privacidad o en el momento en que solicitamos la información, no divulgamos su información personal a terceros.

Cambios a la política de privacidad

Nos reservamos el derecho de cambiar esta Política de privacidad. Cuando lo hagamos, anotaremos la fecha de la última actualización en la parte superior de esta Política de privacidad.

POLÍTICA DE RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

En vigencia a partir del 14 de agosto de 2017

La Política de retención y destrucción de registros de HELPS International Inc. identifica las responsabilidades de retención de registros del personal, los voluntarios, los miembros de la junta directiva y los externos para mantener y documentar el almacenamiento y la destrucción de los documentos y registros de la organización.

El personal de HELPS International, los voluntarios, los miembros de la junta directiva, los miembros del comité y los externos (contratistas independientes mediante acuerdos con ellos) deben cumplir las siguientes reglas:

  1. El Contralor en Guatemala y el Gerente de Contabilidad en los Estados Unidos transferirán y mantendrán los documentos en papel o electrónicos indicados en los términos de retención en la siguiente sección.
  2. Todos los demás documentos en papel serán destruidos después de cinco años;
  3. Todos los demás documentos electrónicos se eliminarán de todas las computadoras individuales, bases de datos, redes y almacenamiento de respaldo después de cinco años;
  4. No se destruirán ni eliminarán documentos en papel o electrónicos si son pertinentes a cualquier investigación o procedimiento gubernamental en curso o anticipado o litigio privado (HELPS verificará con un asesor legal para cualquier litigio actual o previsto si los empleados no han sido notificados);
  5. Ningún documento en papel o electrónico será destruido o eliminado según sea necesario para cumplir con los estándares de auditoría del gobierno (Ley de Auditoría Única).

Esta Política fue revisada y aprobada por la Junta Directiva de HELPS International, Inc. el 24 de agosto de 2017. Nos reservamos el cambio de esta política de vez en cuando. Cuando lo hagamos, anotaremos la fecha de la última actualización en esta página.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DENUNCIANTES

En vigencia a partir del 14 de agosto de 2017

HELPS International Incorporated (HELPS) requiere que los directores, funcionarios y empleados observen altos estándares de ética comercial y personal en el desempeño de sus deberes y responsabilidades. Como empleados y representantes de HELPS International Incorporated, debemos practicar la honestidad e integridad en el cumplimiento de nuestras responsabilidades y cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables.

Responsabilidad de informar

Esta Política de Denunciantes tiene la intención de alentar y permitir que los empleados y otras personas presenten inquietudes graves internamente para que HELPS International pueda abordar y corregir conductas y acciones inapropiadas. Es responsabilidad de todos los miembros de la junta, funcionarios, empleados y voluntarios informar inquietudes sobre violaciones del código de ética de HELPS International o presuntas violaciones de la ley o las regulaciones que rigen las operaciones de HELPS International.

Sin represalias

Es contrario a los valores de HELPS International que cualquier persona tome represalias contra cualquier miembro de la junta, funcionario, empleado o voluntario que de buena fe informe una violación de ética o una presunta violación de la ley, como una queja de discriminación o sospecha de fraude, o sospecha de violación de cualquier regulación que rija las operaciones de HELPS. Un empleado que toma represalias contra alguien que ha denunciado una violación de buena fe está sujeto a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido.

Procedimiento de reporte

HELPS International tiene una política de puertas abiertas y sugiere que los empleados compartan sus preguntas, inquietudes, sugerencias o quejas con su supervisor inmediato. Si no se siente cómodo hablando con su supervisor inmediato o no está satisfecho con la respuesta de su supervisor, se lo alienta a hablar con el director o directores ejecutivos o el fundador y presidente de la organización. Los supervisores y gerentes deben informar por escrito las quejas o inquietudes sobre presuntas violaciones éticas y legales al Director o Directores Ejecutivos de HELPS International, quienes tienen la responsabilidad de investigar todas las quejas denunciadas. Los empleados con inquietudes o quejas también pueden enviar sus inquietudes por escrito directamente a su supervisor o al Director Ejecutivo.

Oficial de cumplimiento

Los Directores Ejecutivos de HELPS International son responsables de garantizar que todas las quejas sobre conductas poco éticas o ilegales sean investigadas y resueltas. El Funcionario de Cumplimiento informará a la Junta de Directores de todas las quejas y su resolución e informará al menos al año al Tesorero o al Presidente del Comité de Finanzas sobre las actividades de cumplimiento relacionadas con la contabilidad o presuntas irregularidades financieras.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DENUNCIANTES

En vigencia a partir del 14 de agosto de 2017

Para directores, funcionarios y miembros de un comité con poderes delegados de la junta

Artículo I – Propósito

El propósito de esta política de Conflicto de intereses de la Junta es proteger los intereses de HELPS International cuando contempla celebrar una transacción o acuerdo que podría beneficiar los intereses privados de un funcionario o director de HELPS o podría resultar en una posible transacción de exceso de beneficios.

  1. Esta política tiene como objetivo complementar, pero no reemplazar, las leyes estatales y federales aplicables que rigen los conflictos de intereses aplicables a organizaciones sin fines de lucro y de caridad.
  2. Esta política también tiene como objetivo identificar a los directores «independientes».

Artículo II – Definiciones

  1. Persona interesada: cualquier director, funcionario principal o miembro de un comité con poderes delegados en la junta directiva, que tenga un interés financiero directo o indirecto, como se define a continuación, es una persona interesada.
  2. Interés financiero: una persona tiene un interés financiero si tiene, directa o indirectamente, a través de negocios, inversiones o familiares:
  3. Un interés de propiedad o inversión en cualquier entidad con la que HELPS tenga una transacción o acuerdo,
  4. Un acuerdo de compensación con HELPS o con cualquier entidad o individuo con el que HELPS tenga una transacción o acuerdo, o
  5. Una posible propiedad o interés de inversión o acuerdo de compensación con cualquier entidad o individuo con el que HELPS esté negociando una transacción o acuerdo.

La compensación incluye remuneración directa e indirecta, así como obsequios o favores que no son insustanciales.

Un interés financiero no es necesariamente un conflicto de intereses. Una persona que tiene un interés financiero puede tener un conflicto de intereses solo si la Junta o el Comité Ejecutivo decide que existe un conflicto de intereses, de acuerdo con esta política.

Director independiente: un director se considerará «independiente» a los efectos de esta política si es «independiente» según se define en las instrucciones del formulario IRS 990 o, hasta que dicha definición esté disponible, el director: no es, y no ha sido por un período de al menos tres años, un empleado de HELPS o cualquier entidad en la que HELPS tenga un interés financieron, no tiene directa o indirectamente una relación comercial significativa con HELPS, lo que podría afectar la independencia en la toma de decisiones; no está empleado como ejecutivo de otra corporación donde cualquiera de los ejecutivos o empleados ejecutivos de HELPS sirve en el comité de compensación de esa corporación; y no tiene un familiar inmediato que sea un ejecutivo o empleado ejecutivo de HELPS o que tenga un puesto que tenga una relación financiera significativa con HELPS.

Artículo III – Procedimientos

  1. Obligación de revelar: en relación con cualquier conflicto de intereses real o posible, una persona interesada debe revelar la existencia del interés financiero y tener la oportunidad de revelar todos los hechos importantes a la Junta o al Comité Ejecutivo.
  2. Recusación de sí mismo: cualquier director puede recusarse en cualquier momento de su participación en cualquier decisión o discusión en la que el director cree que tiene o puede tener un conflicto de intereses, sin pasar por el proceso para determinar si un conflicto de interés existe.
  3. Determinación de si existe un conflicto de intereses: después de la divulgación del interés financiero y de todos los hechos materiales, y después de cualquier discusión con la persona interesada, él / ella deberá abandonar la reunión de la Junta o el Comité Ejecutivo mientras se determine un conflicto de intereses. discutido y votado. Los miembros restantes de la Junta o del Comité Ejecutivo decidirán si existe un conflicto de intereses.
  4. Procedimientos para abordar el conflicto de intereses
  5. Una persona interesada puede hacer una presentación en la reunión de la Junta o el Comité Ejecutivo, pero después de la presentación, él / ella deberá abandonar la reunión durante la discusión y la votación de la transacción o arreglo que implique el posible conflicto de intereses.
  6. El Presidente de la Junta o Comité Ejecutivo deberá, si corresponde, designar a una persona o comité desinteresado para investigar alternativas a la transacción o arreglo propuesto.
  7. Después de ejercer la debida diligencia, la Junta o el Comité Ejecutivo determinarán si HELPS puede obtener con esfuerzos razonables una transacción o arreglo más ventajoso de una persona o entidad que no origine un conflicto de intereses.
  8. Si una transacción o arreglo más ventajoso no es razonablemente posible en circunstancias que no producen un conflicto de intereses, la Junta Directiva o el Comité Ejecutivo determinarán por voto mayoritario de los directores desinteresados si la transacción o arreglo es en el mejor interés de HELPS, por sí mismo beneficio, y si es justo y razonable. De conformidad con la determinación anterior, tomará su decisión sobre si participar en la transacción o acuerdo.
  9. Violaciones de la política de conflictos de intereses
  10. Si la Junta o el Comité Ejecutivo tienen motivos razonables para creer que un miembro no ha revelado conflictos de intereses reales o posibles, informará al miembro de la base de tal creencia y le dará la oportunidad de explicar la supuesta falta de divulgación.
  11. Si, después de escuchar la respuesta del miembro y después de realizar una investigación adicional según lo justifiquen las circunstancias, la Junta o el Comité Ejecutivo determina que el miembro no ha revelado un conflicto de intereses real o posible, tomará las medidas disciplinarias y correctivas apropiadas.

Artículo IV – Registros de procedimientos

Las actas de la Junta y de todos los comités con poderes delegados deberán contener:

  1. Se encontró que los nombres de las personas que divulgaron o de otra manera tenían un interés financiero en relación con un conflicto de intereses real o posible, la naturaleza del interés financiero, cualquier acción tomada para determinar si existía un conflicto de intereses, y la Junta o la decisión del Comité Ejecutivo sobre si realmente existía un conflicto de intereses.
  2. Los nombres de las personas que estuvieron presentes en las discusiones y los votos relacionados con la transacción o el acuerdo, el contenido de la discusión, incluidas las alternativas a la transacción o el acuerdo propuesto, y un registro de los votos tomados en relación con los procedimientos.

Artículo V – Compensación

  1. Un miembro con derecho a voto de la Junta que recibe compensación, directa o indirectamente, de HELPS por los servicios no puede votar sobre asuntos relacionados con la compensación de ese miembro.
  2. Un miembro con derecho a voto de cualquier comité cuya jurisdicción incluya asuntos de compensación y que reciba compensación, directa o indirectamente, de HELPS por los servicios no podrá votar en asuntos relacionados con la compensación de ese miembro.
  3. Ningún miembro con derecho a voto de la Junta o cualquier comité cuya jurisdicción incluya asuntos de compensación y que reciba compensación, directa o indirectamente, de HELPS, ya sea individual o colectivamente, tiene prohibido proporcionar información a ningún comité sobre compensación.

Artículo VI – Declaraciones anuales

  1. Cada director, funcionario principal y miembro de un comité con poderes delegados de la Junta deberá firmar anualmente una declaración que afirme que dicha persona:
  2. Ha recibido una copia de la política de conflicto de intereses,
  3. Ha leído y entiende la política.
  4. Ha acordado cumplir con la política, y
  5. Entiende que HELPS es caritativo y para mantener su exención de impuestos federales debe participar principalmente en actividades que cumplan uno o más de sus propósitos exentos de impuestos.
  6. Cada miembro con derecho a voto de la Junta firmará anualmente una declaración que declare si dicha persona es un director independiente.
  7. Si en cualquier momento durante el año, la información en la declaración anual cambia materialmente, el director revelará dichos cambios y revisará el formulario de divulgación anual.
  8. El Comité Ejecutivo supervisará y hará cumplir de manera regular y sistemática el cumplimiento de esta política revisando las declaraciones anuales y tomando las demás acciones que sean necesarias para una supervisión efectiva.

Artículo VII – Revisiones periódicas

Para garantizar que HELPS funcione de manera coherente con fines benéficos y no participe en actividades que puedan poner en peligro su estado de exención de impuestos, se realizarán revisiones periódicas. Las revisiones periódicas incluirán, como mínimo, los siguientes temas:

  1. Si los arreglos de compensación y los beneficios son razonables, según la información de la encuesta competente (si está razonablemente disponible), y el resultado de una negociación independiente.
  2. Si las asociaciones, empresas conjuntas y los acuerdos con organizaciones de gestión, si los hay, se ajustan a las políticas escritas de HELPS, se registran adecuadamente, reflejan una inversión o pagos razonables por bienes y servicios, otros fines caritativos y no resultan en un seguro o beneficio privado inadmisible o en una transacción de exceso de beneficios.

Artículo VIII – Uso de expertos externos

Al realizar las revisiones periódicas según lo dispuesto en el Artículo VII, HELP puede, pero no necesariamente, usar asesores externos. Si se utilizan expertos externos, su uso no relevará a la Junta de su responsabilidad de garantizar que se realicen revisiones periódicas.

Historial de revisiones por la Junta de AYUDAS:

Política inicial de conflicto de intereses adoptada el 1 de enero de 1991

Política revisada sobre conflictos de intereses adoptada el 24 de agosto de 2017

* Esta política se basa en la política de conflicto de intereses del modelo del IRS, que se adjunta al Formulario 1023. Agrega la información necesaria para permitir a HELPS International evaluar la independencia del director para responder preguntas en el Formulario 990.

 

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